Трудности донесения информации
16:45 // 18 июня 2008
Прежде чем отдать приказ, ответь на 5 вопросов
Одна из самых распространенных причин, почему работа не сделана вовремя, или сделана не так как надо, или и то и другое сразу - нечеткое информирование. Если менеджер уполномочивает подчиненного что-то сделать, ему придется быть как можно более конкретным и подробным.
Даже если прямого приказа и нет, общение с другим человеком часто подразумевает это подразумевает. Если мысль будет донесена до собеседника нечетко, результат часто оказывается прямо противоположным.
Общаешься ли ты письменно или устно, эффективная подача информации начинается с ответа на 5 главных вопросов, - утверждают американские эксперты по бизнесу. Иногда не лишне ответить и на шестой. Итак:
1. Кто. Кто я? С кем я входу в контакт? Каковы наши взаимоотношения? Ответ на этот вопрос помогает определить тон сообщения.
2. Что. Что нужно сделать? К чему это приведет? Что должен сделать я? Что должен сделать другой человек? Ответ на этот вопрос проясняет, что должно случиться и кто должен это сделать.
3. Где. Где это должно быть сделано? Где это должен сделать мой собеседник или куда это отправить? Если не указать, где и куда, вряд ли собеседник сам об этом догадается.
4. Когда. Когда работа должна быть сделана? Максимум конкретики. Фраза "Как можно быстрее..." для менеджера может означать к концу дня, для подчиненного - к концу недели.
5. Почему. Почему я поручаю это другому? Кому это нужно: нашему отделу или компании в целом? Другими словами нужно четко сформулировать цель. Работник выполнит приказ в любом случае, чтобы его не уволили. Однако если информировать его о конкретной цели, его производительность и энтузиазм будут намного больше.
Вопрос шестой, необязательный. Как. Как работник будет выполнять задание. Если менеджер не уверен, не лишне попросить работника повторить, что ему было сказано.
И, наконец, если менеджер хочет знать результаты, он должен указать, когда ему доложить о выполнении задания и каким способом. Если об этом не заговорить, отчета можно ждать очень долго. Можно и не знать, что работа давным давно выполнена.
Если для тебя это слишком сложно, ответь всего на два вопроса:
1. Каковы последствия того, что работа не будет выполнена?
2. сколько времени мне понадобится на переделку неверно выполненной работы?
Если плохо сделанная работа не имеет негативных последствий или есть много времени на ее переделку, тогда эффективным донесением информации можно не заморачиваться. Однако если результаты важны, а время поджимает, эти 5 вопросов - значительное подспорье.
|
|
